Binnen Xplore Group speelt efficiëntie een cruciale rol, niet alleen in klantgerichte projecten, maar ook in interne processen. Een veelvoorkomende uitdaging binnen grote organisaties is het vinden van de juiste informatie op het juiste moment, vooral als het gaat om HR-gerelateerde vragen. Medewerkers willen snel en eenvoudig toegang tot informatie over zaken als vakantiedagen, loonadministratie of bedrijfsbeleid, zonder dat ze door verschillende pagina’s en documenten hoeven te zoeken.
Naarmate ons bedrijf blijft groeien, neemt de druk op het HR-team toe, vooral tijdens piekmomenten. Dit maakt het nog belangrijker om processen te optimaliseren en medewerkers efficiënte hulpmiddelen te bieden om snel antwoorden te vinden.
Om hier een oplossing voor te bieden, heeft competence center Two Point O de Xplore Group Assistant ontwikkeld, een AI-gestuurde assistant die via WhatsApp toegankelijk is. De assistant maakt gebruik van een geavanceerd taalmodel en is specifiek ontworpen om vragen te beantwoorden over inhoudelijke onderwerpen binnen ons intern platform AskHR. Dankzij deze oplossing hebben medewerkers 24/7 toegang tot HR-gerelateerde informatie, zonder afhankelijk te zijn van de beschikbaarheid van een HR-medewerker.
Het project begon als een Proof of Concept (PoC) om de werking en toegevoegde waarde binnen het bedrijf te testen. Inmiddels gebruiken medewerkers de Xplore Group Assistant actief en zijn er verdere plannen om de functionaliteit uit te breiden.
Voorbereiding en validatie binnen Xplore Group
Voordat Xplore Group de AI-gestuurde assistant lanceerde, werkte het team nauw samen met de HR-afdeling om te bepalen hoe deze technologie het best ingezet kon worden. Een belangrijk uitgangspunt was dat de Xplore Group Assistant geen vervanging zou zijn voor HR-medewerkers, maar een ondersteunend hulpmiddel dat hen helpt om repetitieve vragen te verminderen en efficiënter te werken.
Daarnaast bouwden we duidelijke guardrails in om te zorgen voor een gecontroleerde en betrouwbare werking van de AI-gestuurde assistant. Zo werd bepaald dat:
- Het taalmodel wordt getraind met goedgekeurde documenten en kennis uit de payrolling-afdeling, zoals HR-policies, car policy en praktische tips & tricks. Vertrouwelijke HR-data blijft afgeschermd, zodat de privacy van medewerkers gewaarborgd blijft.
- Specifieke prompts en instructies werden toegevoegd om ervoor te zorgen dat de assistant de juiste context behoudt en geen misleidende of ongewenste antwoorden geeft.
Om HR inzicht te geven in de meest voorkomende vragen en informatiebehoeften, ontwikkelden we een dashboard. Dit stelt HR in staat om trends in de vragen te analyseren en proactief informatie te verbeteren of toe te voegen.
Datakwaliteit en relevantie
Een AI-gestuurde assistant is slechts zo goed als de data waarop hij gebaseerd is. Daarom werd er veel aandacht besteed aan de kwaliteit en actualiteit van de informatiebronnen. Het was essentieel dat medewerkers alleen correcte en up-to-date antwoorden kregen, waardoor er een grondige selectie werd gemaakt van de data die de Xplore Group Assistant zou gebruiken.
Zo kozen we er bewust voor om bepaalde informatie, zoals nieuwsberichten, niet op te nemen in de dataset, omdat die vaak snel verouderd raken en mogelijk tot verwarring kunnen leiden. De AI-gestuurde assistant gebruikt uitsluitend goedgekeurde en gestructureerde HR-informatie, zodat medewerkers op een betrouwbare manier geholpen konden worden.
Juridische en compliance-overwegingen
Bij de implementatie van AI-technologieën binnen een organisatie is het essentieel om rekening te houden met de geldende wet- en regelgeving. Daarom werd de Xplore Group Assistant ontwikkeld met de AI Act en GDPR-vereisten in gedachten. Dit betekent onder andere dat er altijd een zekere mate van human oversight aanwezig blijft en dat de assistant geen beslissingen neemt die juridische of ethische implicaties kunnen hebben.
Daarnaast stelden we aangepaste privacyverklaringen en gebruiksvoorwaarden op om medewerkers te informeren over hoe de Xplore Group Assistant werkt en welke gegevens wel en niet worden verwerkt. Dit draagt bij aan transparantie en vertrouwen in het gebruik van de technologie binnen het bedrijf.
Conclusie
De lancering van de Xplore Group Assistant als Proof of Concept was een belangrijke eerste stap, maar de ontwikkeling ervan stopt hier niet. We onderzoeken momenteel hoe we de functionaliteit verder kunnen uitbreiden en de AI-gestuurde assistant nog slimmer en efficiënter kunnen maken.
De ontwikkeling van de Xplore Group Assistant toont hoe AI en automatisering kunnen bijdragen aan een efficiëntere en toegankelijkere interne werking. Wat begon als een Proof of Concept, is inmiddels uitgegroeid tot een volwaardige oplossing die daadwerkelijk wordt gebruikt binnen Xplore Group.
Bij Xplore Group, een organisatie van 1400 medewerkers, worden op dit moment gemiddeld 25 HR-gerelateerde vragen per week gesteld via de HR-assistant. Dit heeft geleid tot een aanzienlijke tijdsbesparing voor het drukbezette payrollteam, wat de efficiëntie ruim verbetert.
Door de juiste balans te vinden tussen technologie, menselijke controle en juridische overwegingen, heeft Xplore Group een AI-gestuurde assistant gecreëerd die niet alleen medewerkers ondersteunt, maar ook HR helpt om inzicht te krijgen in de meest gestelde vragen. De komende maanden zal de Xplore Group Assistant verder worden verfijnd en uitgebreid, met als doel om een nog slimmere en waardevollere assistent te worden binnen ons bedrijf.
