IKEA, de wereldberoemde Zweedse meubelgigant, had dringend behoefte aan een efficiënter intern stockbeheer en een verbeterde webshop waar medewerkers hun bedrijfskleding konden bestellen. Het bestaande systeem voldeed niet meer aan de eisen en moest worden geüpdatet om beter te kunnen voorzien in de behoeften van de medewerkers in België, Nederland en Zwitserland.
Efficiënte webshop gezocht
De kenmerkende geel-blauwe outfits van de IKEA-medewerkers worden opgeslagen in grote magazijnen en gedistribueerd naar verschillende winkels. De medewerkers in België en Nederland kunnen deze items bestellen via een interne e-commerce platform, vergelijkbaar met een webshop. Die webshop moest echter aanzienlijk efficiënter worden gemaakt.
Competence centre eWings had al een website opgezet met het e-commercepakket Magento. Competence centre Gumbys werd ingeschakeld om de backend te verbeteren, met name voor de vestigingen in België, Nederland en Zwitserland.
Custom connector to the rescue
Gumbys begon met een grondige analyse van de behoeften van IKEA. Ze brachten de verschillende partijen in kaart, maakten een overzicht van de activiteiten (zoals pickings) en identificeerden welke processen geautomatiseerd konden worden. IKEA voorzag hen van alle benodigde gegevens, zoals producten, locaties en interne regels. Ze implementeerden alles eerst in een testomgeving, in nauw overleg met de klant, om vervolgens live te gaan.
Aanvankelijk gebruikten ze een third-party app connector om Odoo en de Magento-website te koppelen. Die oplossing bleek echter tijdrovend vanwege de noodzaak om bugs op te lossen en voortdurende support te bieden. Daarom besloten ze een custom connector te bouwen tussen Odoo en het e-commerceplatform. Dit bood het voordeel van herbruikbaarheid voor andere IKEA-vestigingen.
Na uitvoerige testen en enkele aanpassingen per land, was het systeem klaar voor lancering. In België is het nieuwe systeem nu twee jaar actief, in Nederland anderhalf jaar en sinds december ook in Zwitserland.
Betere communicatie en groeipotentieel
Het belangrijkste voordeel is de sterk verbeterde communicatie tussen de medewerkers die bestellingen plaatsen en de magazijnen. Er is nu beter zicht op inkomende en uitgaande goederen, wat essentieel is voor afdelingen zoals finance en stockbeheer. Daarnaast kunnen rapportages eenvoudig worden geraadpleegd vanuit Odoo.
Een ander groot voordeel is de uitbreidbaarheid van het huidige systeem. Odoo, als open source systeem, maakt het mogelijk om in de toekomst eenvoudig extra modules toe te voegen. Dit biedt de flexibiliteit om op te schalen waar en wanneer nodig, wat bijzonder handig is voor een bedrijf met een wereldwijd bereik zoals IKEA.
Integratie met HR-Payroll platform
De webshop is speciaal ontworpen voor het bestellen van bedrijfskleding door medewerkers. Hierbij wordt niet met traditionele valuta gewerkt, maar met credits. Elke medewerker krijgt credits toegewezen op basis van zijn functie, en deze zijn gekoppeld aan het persoonlijke webshop-klantenaccount. De credits worden berekend op basis van gegevens uit het HR-Payroll platform, wat zorgt voor een naadloze integratie tussen beide systemen via API’s.
Daarnaast zijn er unieke workflows geïmplementeerd, zoals de mogelijkheid voor specifieke groepen werknemers om extra credits te bestellen voor collega’s.
Conclusie
Dankzij de samenwerking tussen Gumbys en eWings heeft IKEA nu een efficiënter en gebruiksvriendelijker intern webshopplatform. Dit heeft niet alleen geleid tot een verbeterde communicatie en overzichtelijkheid binnen de organisatie, maar biedt ook groeipotentieel voor de toekomst. IKEA kan nu sneller en efficiënter inspelen op de behoeften van hun medewerkers, wat bijdraagt aan een hogere tevredenheid en productiviteit.
Xploration
IKEA had dringend behoefte aan een efficiënter intern stockbeheer en een verbeterde webshop waar medewerkers hun bedrijfskleding konden bestellen.
Onze oplossing
eWings had al een website opgezet met het e-commercepakket Magento. Competence centre Gumbys werd ingeschakeld om de backend te verbeteren.
Integration
- Magento 2
- Odoo
Resultaat
IKEA beschikt nu over een efficiënter en gebruiksvriendelijker intern webshopplatform. Dit leidde tot een verbeterde communicatie en overzichtelijkheid binnen de organisatie, maar biedt ook groeipotentieel voor de toekomst.
