In 2021 begon Fluvius, de Belgische netbeheerder van elektriciteit en aardgas in alle gemeenten van het Vlaams Gewest, aan een transformatieve reis door hun elektriciteitsdistributiecabines te vernieuwen, waardoor die voor het eerst op afstand bediend konden worden. Deze strategische beslissing richtte zich op het optimaliseren van investeringen en het voorbereiden van hun netwerken op toekomstige energieconcepten zoals flexibel laden van elektrische voertuigen en dynamische tariefsturing. Ze werkten samen met competence center Gumbys om een gepaste oplossing te ontwikkelen.
De uitdaging
De implementatie van deze geavanceerde cabines bracht een complex web van interacties met zich mee tussen verschillende stakeholders, waaronder klanten, cabineleveranciers, installateurs en Fluvius zelf. De data die nodig waren voor het beheren van hun dossiers waren verspreid over drie verschillende systemen, wat leidde tot arbeidsintensieve en inefficiënte opvolgprocessen.
Oplossing: Gumbys en Odoo
Om de interne opvolging van dossiers te stroomlijnen en gedeeltelijk te automatiseren, implementeerde Fluvius in samenwerking met competence center Gumbys een oplossing in Odoo. Dit platform werd ook opengesteld voor klanten en leveranciers, zodat zij zelf de voortgang van hun dossier konden volgen.
Integratie via FTP-server
Gezien de verspreiding van data over drie systemen, werd een FTP-server gebruikt om CSV-bestanden van elk systeem te consolideren tot één bestand in Odoo. Die geïntegreerde aanpak zorgde ervoor dat alle relevante informatie vanuit verschillende systemen werd samengebracht in één overzichtelijk dossier.
Projectbeheer via de Project App
Elk dossier wordt als een ‘taak’ opgenomen in de projectmodule van Odoo, met geautomatiseerde workflows die dossiers automatisch door verschillende fases leidden op basis van geüpdate data. Op die manier ontvangen klanten en installateurs automatische statusupdates en verzoeken om informatie, wat de transparantie en samenwerking verbetert.
Klanten- en installateursportaal
Om externe stakeholders zoals installateurs en klanten meerwaarde te bieden, lanceerde Fluvius een portaal waarin installateurs konden inloggen om alle aan hen toegewezen dossiers te beheren. Klanten kregen via een persoonlijke link toegang tot een gedetailleerd overzicht van hun dossier, inclusief de mogelijkheid om opmerkingen toe te voegen en afspraken te maken.
Resultaat
Na een intensief proces van vier maanden, inclusief workshops en gebruikerstesten, beheert Fluvius nu hun projecten efficiënt via het ’telebeheertool’ in Odoo. De tijd die nodig is voor dossierbeheer is met 50% verminderd, wat heeft bijgedragen aan een verbeterde samenwerking en tevredenheid bij alle betrokken partijen.
Deze case toont aan hoe digitale innovaties niet alleen interne processen optimaliseren, maar ook externe samenwerking en klanttevredenheid bevorderen.
Xploration
De uitdaging van Fluvius lag in het beheren van een complex proces rond de implementatie van op afstand bedienbare elektriciteitscabines. De benodigde data was verspreid over drie systemen, waardoor het opvolgen van dossiers tijdrovend en inefficiënt was.
Onze oplossing
Competence center Gumbys zette een geïntegreerd systeem op in Odoo om data uit drie systemen samen te brengen via een FTP-server. Projectbeheer werd gestroomlijnd met geautomatiseerde workflows en een projectmodule, terwijl een gebruiksvriendelijk portaal klanten en installateurs directe toegang gaf tot hun dossiers.
Resultaat
Fluvius kan dossiers nu 50% sneller beheren, wat de efficiëntie aanzienlijk verhoogt. Dit heeft niet alleen de interne processen geoptimaliseerd, maar ook de samenwerking en tevredenheid bij klanten en leveranciers verbeterd.
