DELA is al meer dan 85 jaar een gevestigde waarde binnen de Belgische uitvaartsector. De organisatie ontzorgt mensen op een van de meest moeilijke momenten in hun leven: het afscheid nemen van een dierbare. Dit doet ze niet alleen als toonaangevend uitvaartverzekeraar, maar ook door een uitgebreid netwerk van uitvaartcentra, crematoria, en een repatriëringscentrum. Daarnaast staan consulenten nabestaandenzorg dagelijks klaar om familieleden te ondersteunen bij de administratieve en praktische afhandeling van een uitvaart.
Om de interne efficiëntie en klantgerichtheid verder te verhogen, besloot DELA haar CRM-landschap te vernieuwen. Competence center Cloubis stond in voor het verhogen van de datakwaliteit en het conform maken van de data aan de vereisten voor de datamigratie.
De uitdaging
De Belgische verzekeringsafdeling stond voor de opdracht om verschillende verouderde, op maat gemaakte CRM-systemen te migreren naar één modern en gestroomlijnd systeem: Microsoft Dynamics 365.
Deze migratie vroeg meer dan alleen technische expertise. Naast de implementatie van het nieuwe systeem moest ook de kwaliteit van de data aanzienlijk verbeterd worden. Denk hierbij aan klantcontacten, polisgegevens en informatie over brokers, die niet alleen verzameld, maar ook gecontroleerd, ontdubbeld en correct gestructureerd moesten worden. Een bijkomende complexiteit was het waarborgen van de samenwerking tussen diverse teams en stakeholders, zowel intern als extern.
Onze aanpak
In dit omvangrijke project fungeerde Cloubis als verbindende schakel tussen de technische experts en de zakelijke stakeholders van DELA. Met deze centrale rol zorgden we ervoor dat datavraagstukken nauwkeurig werden geïnventariseerd, geanalyseerd en vertaald naar concrete oplossingen.
De eerste focus lag op het verhogen van de datakwaliteit. Door intensieve datacleaning brachten we bestaande fouten in kaart en pasten we geavanceerde Python-algoritmes toe om bijvoorbeeld verkeerd gespelde adressen automatisch te corrigeren en de taal van adressen te herkennen. Het verwijderen van dubbele records was een tweede prioriteit. We ontwierpen en implementeerden duidelijke regels voor deduplicatie, zodat ieder contact of elke polis slechts één keer voorkwam in het nieuwe systeem.
Daarnaast speelde de transformatie van gegevens een cruciale rol. De data, zoals die in de oude systemen was opgeslagen, moest volledig herschikt worden om naadloos in het datamodel van Microsoft Dynamics 365 te passen. Door zorgvuldig mappen van de juiste formats, kolommen en structuren, creëerden we een solide basis voor de nieuwe CRM-omgeving.
Documentatie en samenwerking waren ook van groot belang in dit proces. Om alle betrokken partijen te informeren en op één lijn te houden, besteedden we veel aandacht aan heldere rapportages. Problemen werden bondig en met concrete data-voorbeelden gepresenteerd aan stakeholders, wat leidde tot snelle en weloverwogen beslissingen.
De resultaten
De implementatie van Microsoft Dynamics 365 betekende een grote stap voorwaarts voor DELA. Het bedrijf beschikt nu over een gecentraliseerd CRM-systeem waarin alle kritieke data eenvoudig toegankelijk en bewerkbaar is. Dit resulteert in een betere service en verhoogde efficiëntie in interne processen.
De gebruiksvriendelijkheid van het systeem zorgt ervoor dat medewerkers sneller toegang hebben tot relevante informatie, zoals klantgegevens en polisstatussen. Met een compleet klantbeeld kan DELA bovendien effectiever communiceren en haar diensten nog beter afstemmen op individuele behoeften.
De verhoogde datakwaliteit heeft verdere voordelen gebracht. Correspondentie bereikt de juiste ontvanger, telefoonnummers zijn altijd correct en bruikbaar en de nieuwe omgeving biedt krachtige analysemogelijkheden. Hierdoor kan de organisatie beter onderbouwde strategische keuzes maken en gerichter campagnes ontwikkelen om klanten te benaderen.
Door deze datamigratie heeft DELA haar fundament gelegd voor verdere groei en optimalisatie van haar dienstverlening. Met een modern CRM-systeem en kwalitatieve data is de organisatie klaar voor de toekomst, zonder daarbij haar kernmissie – mensen ondersteunen tijdens moeilijke momenten – uit het oog te verliezen.
Xploration
DELA stond voor de uitdaging om verouderde CRM-systemen en versnipperde data te migreren naar een gecentraliseerd en gebruiksvriendelijk platform, terwijl de datakwaliteit verbeterd moest worden.
Onze oplossing
Cloubis zorgde voor een naadloze migratie naar een gecentraliseerd systeem door de datakwaliteit te verhogen, duplicaten te elimineren, gegevens te structureren en als schakel tussen technische en zakelijke stakeholders op te treden.
Resultaat
DELA beschikt nu over een gecentraliseerd CRM-systeem met hoogwaardige, accurate data waarmee ze efficiënter kunnen werken, beter kunnen inspelen op klantbehoeften en strategische inzichten kunnen benutten.
